副業で経費を整理しようと思ったとき、意外と一番つまずくのが「領収書・レシートの管理」です。
最初は「とりあえず取っておく」だけで安心しがちなんですが、確定申告の時期に見返すと、こうなりがち。
- 何の支払いだったか分からない
- 紙がぐちゃぐちゃで探せない
- クレカ明細とレシートが一致しない
この記事では、副業デザイナー（ココナラでバナー制作など）を想定して、紙・クレカ・スマホ撮影の3つを「最小ルール」で回す整理術をまとめます。
完璧を目指すより、続けられる形にするのが目的です。
なぜ領収書整理が必要？（結論：あとで説明できる状態にするため）
領収書やレシートを整理する目的は、きれいに保管することではなく、ひと言で言うとこれです。
「あとで説明できる状態にしておく」
経費は「これは仕事のために必要だった支出です」と説明できるかどうかが大事。
領収書や明細が残っていれば、申告のときに迷いが減ります。
経費の考え方自体を先に整理したい人は、こちらの記事も合わせてどうぞ。
まず決める「最小ルール」3つ（これだけで回る）
領収書整理って、やり方が人によって違いすぎて混乱しがちなんですが、私はまず「続けられる形」を先に決めるのが一番だと思っています。
ここでは、最低限これだけで回るルールを3つ。
支払い方法をできるだけ固定する（クレカ1枚／口座1つ）
副業の支払いが、現金・複数のクレカ・複数の口座に散るほど、整理が面倒になります。
全部を完璧に分けなくても大丈夫。
できる範囲で「副業の支払いはこのクレカに寄せる」だけでも、後がかなりラクになります。
紙はスマホで撮って残す、迷うものは一言メモ
紙の領収書を「いつかまとめて整理しよう」と思うと、だいたい溜まります。
溜まった時点でしんどい。
なので基本は、迷ったらスマホで撮る。
そして用途が分かりにくいものだけ、一言メモを残す。
例）
・「素材購入（バナー用）」
・「デザイン本（配色）」
・「印刷物の参考資料」
この一言があるだけで、翌年も迷いません。
保存先を1つに決めて、月1でまとめる
保存先が散ると、結局探せなくなります。
どれでもいいので、保存先を1つに固定するのがおすすめ。
そして、月1で「今月分をまとめる」だけでOKです。
紙の領収書の整理（捨てない・撮る・まとめる）
紙の領収書は、扱いを決めておくとラクになります。
まずは紙の置き場所を固定する
家の中で領収書が迷子になりやすいので、置き場所を決めておくのがおすすめです。
「とりあえずここに入れる箱」があるだけで、散らかりが減ります。
迷ったら撮影して保存する
紙は撮影して保存しておくと、探す時間が減ります。
（撮影したら紙は捨てる／残すは、あなたの運用ルールでOK）
撮影するときは、あとで見返す前提で
この3つだけ意識すると十分です。
クレカ明細の整理（分ける／メモする）
クレカは履歴が残るので便利なんですが、混在すると訳が分からなくなりがち。
副業用の支払いは寄せるほど勝ち
副業の支払いをなるべく同じクレカに寄せると、
になります。
明細だけだと分かりにくい支払いは「用途」を残す
例として、こういうものは明細だけだと分かりにくいです。
この場合、完全に証拠を作るというより、
「自分が後で思い出せるメモ」があるだけで十分です。
スマホ撮影のコツ（撮り方・ファイル名・保存先）
スマホで撮る場合、ここだけ押さえると管理が崩れにくいです。
写真は「領収書専用アルバム」に入れる
写真アプリに「領収書」アルバムを作って、そこに入れるだけでもOK。
ファイル名（またはメモ）をシンプルに
ファイル名を変えられない場合は、メモ欄でもOK。
例）
「2026-02 Adobe」
「2026-02 素材」
「2026-02 書籍」
月1でまとめる（これが最重要）
毎日整理は続かないので、月1で十分。
月末に「今月の領収書をまとめて処理する時間」を15分だけ取るのが現実的です。
領収書整理をラクにしたい人は、会計ソフトを使うのがおすすめです（私はやよいを使っています）。
よくある失敗（これだけ避ければOK）
領収書整理でよくある「詰むパターン」は、だいたいこの3つです。
とりあえず取っておいて放置する
→ 溜まると二度と触れなくなります。撮るだけでOK。
保存先がバラバラ
→ 写真、メール、LINE、机の上…みたいになると探せない。保存先は1つに。
用途が分からない支出が増える
→ カフェ代、書籍、家電などは、メモがないと翌年100%迷います。
一言メモでOKです。
よくある質問（Q&A）
- Q領収書がない支出は経費にできない？
- A
基本は領収書や明細がある方が安心です。ただ、クレカ明細や購入履歴など、支払いを確認できるものが残っていれば整理しやすいケースもあります。迷ったら「記録が残る支払い方に寄せる」のがおすすめです。
- Q現金で払ったものが多いんだけど、どうすればいい？
- A
現金が悪いわけではないですが、管理は難しくなります。今後は「副業の支払いはできるだけクレカに寄せる」だけでも改善します。すべてを変えなくてもOKです。
- Q領収書の用途メモって、どこに書けばいい？
- A
紙なら裏に一言。スマホならメモ欄。会計ソフトを使っているなら、仕訳メモに一言残すのが手軽です。「あとで自分が分かればOK」の気持ちで大丈夫。
関連記事（内部リンク）
経費の考え方を先に整理しておくと、領収書の管理も判断がラクになります。
確定申告の「必要・不要」や20万円ルールの整理はこちら。
まとめ：完璧より「続く形」がいちばん強い
領収書整理は、完璧を目指すほど続きません。
でも「支払い方法を固定」「紙は撮って残す」「保存先を1つに決める」だけで、確定申告前のストレスはかなり減ります。
今日からできる最小の一歩はこれ。
迷ったレシートを1枚だけ撮って、保存先に入れる。
これだけでOK。
整えるができると、副業の作業も気持ちもラクになります。
領収書って、溜めれば溜めるほど面倒になります…。
私は「迷ったら撮る」「月1でまとめる」だけにしてから、申告前にバタつかなくなりました。完璧じゃなくていいので、続く形を作るのが一番だと思います。
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